RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB DENGAN PHP DAN MYSQL DI PERPUSTAKAAN SMA YPPI 1 SURABAYA

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

1.    LATAR BELAKANG	Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu cepat dalam dunia ini, membuat banyak masyarakat sadar akan pentingnya informasi. Media informasi dan telekomunikasi merupakan media yang dapat digunakan dalam proses transaksi informasi. Dengan adanya teknologi informasi dan telekomunikasi yang berkembang pesat dalam dunia perpustakaan membuat perpustakaan menggunakan teknologi dalam proses kegiatannya. Menurut Muharti (2004), penerapan TI di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, yaitu sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan dimana kegiatan atau pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan antara lain adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, serta pengelolaan data anggota dan statistik. Sedangkan Menurut McLean dan Wetherbe (Kadir : 2003) Penerapan teknologi disertai dengan sistem informasi dapat melaksanakan komputasi numeric bervolume besar dan kecepatan tinggi, menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat dan cepat menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses. Penerapan sistem informasi merupakan bagian perubahan dalam kegiatan pelayanan jasa informasi di perpustakaan. Banyak perpustakaan berlomba-lomba untuk menciptakan sebuah sistem informasi. Penciptaan sebuah sistem informasi perpustakaan sangat dimungkinkan untuk mempermudah pustakawan dalam pengelolaan bahan pustaka serta mempermudah dalam melayani pemustaka. Penerapan sistem informasi perpustakaan berbasisi web di perpustakaan dapat diterapkan di berbagai jenis perpustakaan, salah satunya adalah perpustakaan sekolah. Perpustakaan sekolah didirikan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka di lingkungan sekolah, selama ini pengelolaan dan pelayanan yang diberikan perpustakaan masih bersifat manual yang memberikan dampak bagi pengelolaan dan pelayanan terhadap pemustaka. Bisa dibayangkan apabila terdapat ribuan koleksi bahan pustaka, ratusan anggota dan jumlah peminjaman yang banyak maka akan memerlukan waktu lama dalam proses pengelolaan bahan pustaka dan pelayanan terhadap pemustaka. Melihat adanya fenomena mengenai penerapan sistem informasi perpustakaan sekolah menengah atas, dapat dikatakan bahwa masih banyak perpustakaan sekolah menengah atas yang masih menggunakan sistem manual, untuk itu diperlukan sebuah perencanaan untuk menerapkan sistem informasi perpustakaan. Sehubungan dengan masalah sistem informasi perpustakaan, penulis memilih tempat perpustakaan sekolah menengah atas YPPI 1 surabaya sebagai tempat untuk dijadikan sebuah penelitian mengenai perencanaan sistem informasi khususnya mengenai rancang bangun sistem informasi perpustakaan berbasis web. Hal ini dikarenakan perpustakaan sekolah menegah atas YPPI 1 Surabaya masih mengggunakan sistem layanan manual, tuntutan kebutuhan pengguna atas pelayanan koleksi secara bersama dan efisiensi waktu dan biaya membuat perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya untuk menerapkan sistem informasi di perpustakaan. Dengan adanya perubahan sistem pelayanan informasi secara manual menjadi sistem informasi berbasis web ini diharapkan segala aktivitas sistem tersebut memberikan kemudahan bagi perpustakaan untuk melakukan kegiatan melayani pengguna dan memenuhi tuntutan pengguna akan perubahan layanan diperpustakaan.
2.    MAKSUD DAN TUJUAN	Mempermudah pustakawan dalam pengelolaan bahan pustaka serta mempermudah dalam melayani pemustaka dengan dukungan teknologi informasi.
3.    SASARAN	Membanguan sistem yang dapat mendigitalisasi semua proses transaksi pada perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya.
4.    NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA	Perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya
5.    SUMBER PENDANAAN	Dana Yayasan YPPI, dengan biaya sekitar Rp. 20.000.000,- (Dua Puluh Juta Rupiah) termasuk pajak-pajak yang menyertainya.
6.    LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN	a.    Lingkup Kegiatan        I.   Pengembangan fitur-fitur utama dari sistem informasi perpustakaan berbasis web sebagai berikut 1.      Menambahkan buku baru 2.      Mengkategorikan buku 3.      Melayani pendaftaran anggota 4.      Menampilkan data petugas dan anggota 5.      Melayani peminjaman buku 6.      Melayani pengembalian buku 7.      Mencetak laporan peminjaman      II.  Pengembangan database yang dapat mendukung fitur yang dikembangkan pada poin I 1.      Pengembangan Struktur Database 2.      Pengembangan Database Relationship     III.  Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk sistem informasi perpustakaan yang dibangun meliputi: 1.      User Requirement, 2.      User Interface, 3.      Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test) 4.      Database Dictionary, 5.      Form Input/Output, 6.      Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa. 7.      User Manual.        IV.         Pengadaan hardware 1.   Server dengan spesifikasi :       -  Processor Intel Core 2 Duo/2,4 Ghz       -  Memory 1 GB DDR2       -  Harddisk 80 GB       -  Sistem Operasi Linux Ubuntu 14.04       -  Optical Drive DVD-ROM 2.   Printer Kartu 3.   Barcode Scanner b.    Lokasi Kegiatan Perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya c.    Data dan Fasilitas Penunjang             I.         Penyediaan oleh pengguna jasa Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa: 1.      Laporan dan Data ·      Formulir yang terkait dengan administrasi perpustakaan, 2.      Akomodasi dan Ruangan Kantor ·      Ruangan dan Hotspot ·      Barcode Scanner (untuk scan buku dan kartu anggota) ·      Printer Kartu (untuk pencetakan kartu anggota) 3.      Fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan oleh penyedia jasa (bila ada).           II.         Penyediaan oleh penyedia jasa Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan ·      Personal Computer atau laptop/note book d.    Alih Pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada staf/tim teknis di perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya.
7.    METODOLOGI	Metodologi penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem dengan model waterfall model dimana implementasi rekayasa aplikasi perpustakaan berbasis php yang diterapkan di perpustakaan SMA YPPI 1 di gunakan dan di uji coba untuk mengetahui kemampuan dari sistem yang telah dibuat.
8.    JANGKA WAKTU PELAKSANAAN	Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 60 (enam puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.
9.    KUALIFIKASI	Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah: 1.         Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. 2.         Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk dua organisasi berbeda. 3.         Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. 4.         Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat. 5.         Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna. 6.         Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima. 7.         Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
10.    TENAGA AHLI	Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : a.    Ketua Tim (Project Manager) Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. b.    Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang. c.    Programmer/Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang. d.    Database Administrator Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
11.    KELUARAN	Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah : 1.         Perangkat lunak sistem informasi perpustakaan berbasis web yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani administrasi perpustakaan sehingga dapat meningkatkan kecepatan penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan berkualitas. 2.         Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program; 3.         Program dengan source code; 4.         Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual; 5.         Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure); 6.         Instalasi aplikasi; 7.         Instalasi Server, Setting Barcode Scanner dan Instalasi Printer Kartu; 8.         Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.
12.    LAPORAN	Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah: a.         Laporan Pendahuluan, berisi : 1.      Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh; 2.      Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya; 3.      Jadwal kegiatan penyedia jasa b.         Laporan Mingguan, berisi : 1.      Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi; 2.      Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendala-kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut; 3.      Prosentase hasil pekerjaan terhadap hasil akhir yang telah ditetapkan; c.         Laporan Akhir, berisi : 1.      Laporan pendahuluan; 2.      Laporan Mingguan; 3.      Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini sebagaimana dimaksud pada point 6 dan 11;