Nama : Moch. Imam Zarqoni
NRP :
5113100154
Kelas : MPPL –
F
E-Surat
SKPD
1.
Modul-modul yang
akan digunakan dalam E-Surat
-
Manajemen Surat
Modul ini akan mencatat
surat masuk maupun surat keluar, dengan sistem pengarsipan yang baik.
-
Disposisi
Modul ini berguna untuk
mempermudah dalam proses pendistribusian surat masuk sehingga proses distribusi
menjadi lebih efektif dan efisien.
-
Surat Edaran
Modul ini berguna untuk
proses penyebaran surat berjenis edaran ke semua pengguna sistem.
-
Draft &
Templating
Dengan modul ini,
pengguna dapat membuat standar dan template untuk surat yang ingin dikirim
-
Manipulasi Surat
Modul ini memungkinkan
pengguna untuk membuat, mengedit dan menghapus surat.
2.
Gambaran sistem
pada E-Surat
Sistem yang dibangun adalah sistem manajemen surat
yang mirip dengan aplikasi email, dengan perbedaan bahwa sistem E-surat ini
hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang. Sehingga aplikasi ini akan
seperti aplikasi E-surat pada pemerintah Surabaya.
Dengan Diagram alur seperti berikut :
3. Ruang Lingkup
-
Sistem dapat
mencatat surat masuk, surat keluar dan pengarsipan surat.
-
Sistem dapat
mendistribusikan surat.
-
Sistem dapat
membantu user dalam membuat template dan draft.
-
Sistem dapat membantu
user memanipulasi surat yang dibuat.
-
Sistem dapat
mengedarkan surat ke semua pengguna sekaligus.
4. Kerangka Acuan Kerja
|
1. LATAR BELAKANG
|
Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di
instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang
paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media
ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas.
Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang
bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan
oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan
sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan
pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan
teknologi dapat menjadi solusi. E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat
menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah
Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi
dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan
disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan
menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS
(Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat
keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.
|
|
2. MAKSUD DAN
TUJUAN
|
Memenuhi
kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan
penghematan penggunaan kertas.
|
|
3. SASARAN
|
Membanguan aplikasi
pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)
Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan
terintegrasi dengan sistem SMS.
|
|
4. NAMA DAN
ORGANISASI PENGGUNA JASA
|
Satuan Kerja
Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten/Kota
|
|
5. SUMBER
PENDANAAN
|
Dana APBD sebesar Rp. 100.000.000,- (Seratus Juta Rupiah).
|
|
6. LINGKUP, LOKASI
KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN
|
a.
Lingkup
Kegiatan
I.
Pengembangan
fitur-fitur utama dari aplikasi pengelolaan surat-menyurat berbasis web
sebagai berikut
1.
Mencatat surat
masuk, surat keluar dan pengarsipan surat
2.
Mendistribusikan
surat
3.
Membuat draft
dan template
4.
Memanipulasi
surat yang dibuat
5.
Mengedarkan
surat ke banyak pengguna
II.
Pengembangan
database yang dapat mendukung fitur yang dikembangkan pada poin I
1.
Pengembangan
Struktur Database
2.
Pengembangan
Database Relationship
III.
Membuat
dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi pengelolaan
surat-menyurat yang dibangun meliputi:
1.
User
Requirement,
2.
User Interface,
3.
Testing (Case
Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test)
4.
Database
Dictionary,
5.
Form
Input/Output,
6.
Source Code
yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa.
7.
User Manual.
IV.
Pengadaan hardware
1.
Server dengan
spesifikasi :
-
Processor Intel
Core 2 Duo / 2.4 Ghz
-
Memory 2 GB
DDR3
-
Harddisk 1 TB
-
Sistem Operasi
Linux Ubuntu 14.04
-
Optical Drive
DVD-ROM
2. Server untuk SMS Gateway
b.
Lokasi Kegiatan
Kantor Pemerintahan Kabupaten / Kota
c.
Data dan
Fasilitas Penunjang
I.
Penyediaan oleh
pengguna jasa
Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat
digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa:
1.
Laporan dan
Data
·
Formulir yang
terkait dengan surat-menyurat,
2.
Akomodasi dan
Ruangan Kantor
·
Ruangan dan
Hotspot
·
SMS Gateway
3.
Fasilitas yang
disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan oleh penyedia jasa (bila
ada).
II.
Penyediaan oleh
penyedia jasa
Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan
peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan
·
Personal
Computer atau laptop/note book
d.
Alih
Pengetahuan
Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan
seminar (miniworkshop) terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam
rangka alih pengetahuan kepada staf/tim teknis di kantor pemerintahan
kabupaten / kota.
|
|
7. METODOLOGI
|
Metodologi
penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem dengan model
waterfall model dimana implementasi rekayasa aplikasi surat-menyurat ini
berbasis php yang diterapkan di kantor pemerintah kabupaten / kota ini di
gunakan dan di uji coba untuk mengetahui kemampuan dari sistem yang telah
dibuat.
|
|
8. JANGKA WAKTU
PELAKSANAAN
|
Jangka waktu
pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 60 (enam puluh) hari kalender dan
harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan
minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.
|
|
9. KUALIFIKASI
|
Kualifikasi
yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah:
1.
Memiliki latar
belakang dan pengalaman dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
2.
Pernah menjadi
Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk dua
organisasi berbeda.
3.
Memiliki
pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan
Aplikasi.
4.
Memiliki
kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
5.
Memiliki metode
yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.
6.
Sanggup untuk
memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu
tahun sejak serah terima.
7.
Memiliki
komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
|
|
10. TENAGA AHLI
|
Tenaga ahli
yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :
a.
Ketua Tim
(Project Manager)
Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1)
lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau
setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project
management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.
Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir
seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa
projek sampai dengan
pekerjaan dinyatakan selesai.
Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.
b.
Sistem Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu
Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri
yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan
pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan
data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
c.
Programmer/Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata
satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang
terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.
d.
Database
Administrator
Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata
satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang
terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu)
tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
|
|
11. KELUARAN
|
Keluaran yang
dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :
1.
Perangkat lunak
aplikasi surat-menyurat berbasis web yang dapat dioperasionalkan dan digunakan
untuk menangani pengolahan surat sehingga dapat meningkatkan kecepatan
penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan
berkualitas.
2.
Dokumentasi
yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas
pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program;
3.
Program dengan
source code;
4.
Dokumentasi
seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual;
5.
Dokumentasi SOP
(system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure);
6.
Instalasi
aplikasi dan server;
7.
Pelatihan,
pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.
|
|
12. LAPORAN
|
Jenis laporan
yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:
a.
Laporan
Pendahuluan, berisi :
1.
Rencana kerja
penyedia jasa secara menyeluruh;
2.
Mobilisasi
tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya;
3.
Jadwal kegiatan
penyedia jasa
b.
Laporan
Mingguan, berisi :
1.
Aktifitas yang
dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi;
2.
Hasil yang
telah dicapai maupun (apabila ada) kendala-kendala yang dialami serta rencana
penanganan kendala tersebut;
3.
Prosentase hasil
pekerjaan terhadap hasil akhir yang telah ditetapkan;
c.
Laporan Akhir,
berisi :
1.
Laporan
pendahuluan;
2.
Laporan
Mingguan;
3.
Dokumentasi
lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini
sebagaimana dimaksud pada point 6 dan 11;
|
5.
Tim untuk
menyelesaikan proyek
-
Ketua Tim (Project Manager)
-
Sistem Analis 2 Orang
-
Programmer/Developer 3 Orang
-
Database Administrator 2 Orang
-
Trainer 2 Orang
